Estratégia comercial para laboratórios: médicos e visitas

Conheça a sua carteira de médicos

Antes de sair visitando, saiba quem pede exames hoje e quem poderia pedir. Monte a carteira com:

• Médicos que já pedem, com quantos exames e qual valor por mês.
• Médicos que pediam e pararam nos últimos meses.
• Médicos que atendem perto das suas unidades e ainda não pedem.
• Empresas parceiras: clínicas, consultórios, empresas com exames ocupacionais.

Classifique a carteira em categorias, por exemplo A, B e C, pelo potencial. Médicos A recebem visitas mais frequentes. Registre especialidade, secretária, melhor dia e horário de visita e data de aniversário.

Olhe também onde cada médico atende. Um médico que atende em vários consultórios pode estar mandando pacientes para o seu laboratório de um lugar e não de outro. E não esqueça a secretária: muitas vezes é ela quem indica onde o paciente vai fazer os exames, e merece atenção na visita.

Planeje a rota e a frequência das visitas

Visita boa é planejada. Uma rotina simples para o comercial externo:

1. Agenda da semana montada com antecedência, por região, para reduzir deslocamento.
2. Frequência por categoria: quem tem mais potencial é visitado mais vezes.
3. Objetivo de cada visita: apresentar um exame novo, resolver um problema, entregar material, levar um resultado.
4. Lista de clientes sem visita há muito tempo, revisada toda semana.

Visitar sem objetivo vira “visita de cortesia”, que o médico esquece no dia seguinte. Antes de sair, o vendedor deve olhar o histórico do médico: o que foi conversado na última visita, o que ficou prometido e como estão os pedidos de exames dele.

O que levar e o que falar na visita

O médico tem pouco tempo. A visita precisa ser curta e útil para ele.

• Novidades que interessam à especialidade: exames novos, prazos de resultado, coleta domiciliar.
• Facilidades para o paciente dele: unidades, horários, resultado pela internet, preço acessível.
• Material de apoio: requisições, kits de coleta, folhetos de preparo.
• Escuta: pergunte se algum paciente teve problema. Reclamação resolvida rápido fortalece a parceria.

Exemplo de abertura: “Doutor, passei rápido para contar que agora temos coleta domiciliar para os seus pacientes idosos e que o resultado fica disponível pela internet. Posso deixar umas requisições com a secretária?”

Registre cada visita no mesmo dia

O que não é registrado se perde. Ao fim de cada visita, anote:

• Se a visita aconteceu, foi remarcada ou cancelada, e por quê.
• Como foi a conversa e o que o médico pediu.
• Quais exames ou serviços foram apresentados.
• O próximo passo, com data.
• Materiais e kits entregues.

Registro com localização e horário dá segurança para a gestão e para o próprio vendedor, que consegue mostrar o trabalho feito. Também facilita o reembolso de quilometragem, quando a empresa paga.

Meça o resultado por médico

A pergunta que importa é: depois da visita, o médico passou a pedir mais exames? Para responder, compare mês a mês:

• Começou a pedir: médico que não pedia e passou a pedir.
• Voltou: médico que tinha parado e retomou.
• Cresceu, manteve ou diminuiu: comparação com o período anterior.
• Sem pedido: visitado, mas sem resultado ainda.

Esse acompanhamento também permite uma comissão justa para o comercial, calculada sobre o crescimento dos exames dos médicos visitados, e não só sobre o número de visitas. A equipe passa a focar em resultado, e a gestão sabe quais médicos merecem mais atenção.

Cumpra o que o comercial prometeu

De nada adianta uma boa visita se o paciente do médico tem uma experiência ruim no laboratório. O comercial abre a porta; a operação mantém a parceria.

• Combine com a recepção e a coleta o que foi oferecido aos médicos: prazos, coleta domiciliar, preços, formas de pagamento.
• Acompanhe os prazos de resultado. Atraso de laudo é um dos motivos que mais fazem um médico mandar o paciente para outro lugar.
• Tenha um canal direto para o médico ou a secretária resolverem problemas rápido.
• Dê acesso aos resultados para o médico solicitante ver os exames dos pacientes dele pela internet.
• Volte ao médico com o retorno quando um problema dele for resolvido. Isso mostra cuidado.

Outra boa prática é usar propostas formais para empresas parceiras e médicos com volume maior: lista de exames, valores, validade e condições, com aprovação interna para descontos acima de um limite. Assim o comercial tem agilidade e a gestão mantém o controle da margem.

Por fim, reúna o time comercial uma vez por semana para olhar juntos os números por médico, as visitas da semana seguinte e os problemas que apareceram. É nessa conversa que a estratégia se ajusta.

Dúvidas frequentes