Antes de tudo: liste o que precisa vir
Nem tudo que está no sistema antigo precisa ir para o novo. Mas algumas informações são obrigatórias. Faça a lista com a equipe:
- Cadastros: pacientes, médicos, convênios e planos.
- Tabelas: preços, procedimentos e exames.
- Agenda futura: todos os horários já marcados.
- Histórico clínico: prontuários, laudos e resultados de exames.
- Financeiro em aberto: contas a pagar e faturas de convênio a receber.
Pergunte também o que pode ficar para trás. Cadastros duplicados e tabelas antigas que ninguém usa só atrapalham.
Leitura segura: o sistema antigo não é alterado
A migração bem feita só lê o sistema antigo. Nada é gravado nem apagado nele. Isso protege a clínica caso seja preciso voltar ou consultar algo depois.
- Use acesso somente de leitura ao banco de dados ou às exportações do sistema atual.
- Não copie senhas, números de cartão nem dados bancários que não serão usados.
- Guarde o histórico clínico protegido no sistema novo, com registro de quem abre.
- Confirme no contrato com o fornecedor antigo como você terá acesso aos seus dados.
Os dados da clínica pertencem à clínica. Vale conversar com o fornecedor atual sobre a exportação com antecedência.
Cópia de teste e conferência pela equipe
A etapa que mais evita surpresa é a cópia de teste. Os dados são levados para um ambiente de teste e a equipe confere antes da troca:
- Escolha uma amostra de pacientes conhecidos e confira nome, nascimento, telefone e convênio.
- Compare a agenda de alguns dias futuros entre os dois sistemas.
- Confira preços de exames e consultas mais vendidos.
- Peça a um médico que abra o histórico de alguns pacientes dele.
- Anote o que não bateu e corrija antes do dia da troca.
Use a cópia de teste também para treinar a equipe com os próprios dados, o que torna o treinamento muito mais real.
O dia da troca, passo a passo
Escolha um dia de menor movimento e combine com todos. Um roteiro simples:
- No fim do expediente anterior, pare de lançar no sistema antigo.
- Copie de novo só o que mudou desde a cópia de teste.
- Confira rapidamente a agenda do dia seguinte no sistema novo.
- Abra a clínica já no sistema novo, com alguém de apoio em cada setor.
- Mantenha o sistema antigo disponível só para consulta, por um período combinado.
Trocar tudo de uma vez ou por partes?
Não existe resposta única. Depende do tamanho da operação e de onde está a maior dor.
- Por partes: começa pelo que mais dói, como o WhatsApp ou a agenda, e liga o resto depois. Menos risco, mas por um tempo a equipe usa dois sistemas.
- Por unidade: numa rede, uma unidade vai primeiro e serve de aprendizado para as outras.
- Tudo de uma vez: mais rápido, mas exige mais preparo e treinamento antes.
Seja qual for o caminho, defina datas, responsáveis e o que significa "pronto" para cada etapa.
Erros comuns na migração e como evitar
A maior parte dos problemas de migração se repete de clínica para clínica. Conhecer os erros mais comuns ajuda a evitá-los:
- Deixar a conferência para depois. Se ninguém confere a cópia de teste, os erros aparecem no balcão, na frente do paciente.
- Esquecer a agenda futura. Paciente marcado que não aparece no sistema novo é o problema mais visível do primeiro dia.
- Migrar cadastros duplicados. O mesmo paciente com dois cadastros divide o histórico. Combine regras para juntar ou marcar duplicados.
- Não treinar com os dados reais. Treinar com paciente fictício não prepara a equipe para os casos do dia a dia.
- Trocar no dia mais cheio. Segunda-feira de manhã costuma ser o pior dia para estrear um sistema.
- Desligar o sistema antigo cedo demais. Mantenha o acesso para consulta por um período, até a equipe ter certeza de que tudo veio.
- Não avisar os médicos. O médico precisa saber onde vai encontrar o histórico antigo antes do primeiro atendimento.
Monte um plano escrito com as etapas, as datas e o responsável por cada uma. Um exemplo simples: avaliação na primeira semana, cópia de teste na segunda, conferência e treinamento na terceira, troca na quarta. As datas reais dependem do tamanho da operação e do sistema atual.
Depois da troca, marque uma conversa com cada setor no fim da primeira semana. É ali que aparecem os ajustes finos: um convênio com plano faltando, um preço desatualizado, um modelo de documento que precisa de mudança.
Como o SENSIS ajuda
O SENSIS faz a migração com a operação funcionando e o sistema antigo só lido.
- Trazemos pacientes, agenda futura, convênios, tabelas de preço, laudos e prontuários. Já migramos dados do Smart e do Clínica nas Nuvens.
- Cópia de teste para a equipe conferir antes do dia da troca.
- Histórico do sistema anterior dentro do prontuário, cifrado e marcado como tal, com cada abertura registrada na Auditoria.
- Ligação por partes: cada módulo do SENSIS pode ser ligado e desligado, então dá para começar pelo que mais dói.
Na avaliação, você recebe a lista do que será trazido do seu sistema atual. A cópia é feita só lendo o banco do sistema antigo, sem gravar nada nele, e senhas, cartões e dados bancários não são copiados. No dia combinado, copiamos de novo só o que mudou desde a cópia de teste, e a agenda futura passa a valer no SENSIS. Os laudos e resultados antigos ficam ao lado dos novos, e o médico encontra o histórico do paciente no mesmo prontuário. Contas a pagar e faturas de convênio a receber também podem vir, para o financeiro continuar sem recomeçar do zero.
Veja como funciona em Migração.
Dúvidas frequentes
Como trocar o sistema da clínica sem perder dados?
Copiando os dados do sistema antigo só por leitura, conferindo tudo numa cópia de teste e, no dia da troca, copiando de novo só o que mudou.
Os prontuários antigos podem ir para o sistema novo?
Sim. O histórico pode ser copiado e aparecer no prontuário novo, protegido e com registro de quem abre.
A clínica precisa parar de atender para migrar?
Não. A cópia é feita com a clínica funcionando, e o dia da troca costuma ser marcado num dia de menor movimento.