Repasse médico: como calcular, mostrar ao médico e evitar conflito

Escreva as regras de repasse

A maior parte dos conflitos nasce de regra combinada só de boca. Para cada médico, deixe registrado:

• Tipo de repasse: percentual sobre o valor ou valor fixo por procedimento.
• Base de cálculo: valor cobrado, valor recebido ou tabela do convênio.
• Particular e convênio: se a regra muda conforme a forma de pagamento.
• Retornos e cortesias: se geram repasse ou não.
• Unidade: se o médico atende em mais de uma unidade, se a regra é a mesma.
• Data de pagamento e período de apuração.

Exemplo apenas ilustrativo: consulta particular de R$ 200 com repasse de 50% gera R$ 100 ao médico. Na mesma consulta por convênio, a base pode ser o valor da tabela do convênio.

Guarde a regra assinada ou aceita pelo médico, com data. Quando a regra muda, registre a nova versão e a data em que passou a valer. Assim, se surgir dúvida sobre um mês antigo, dá para saber qual regra estava em vigor.

Passo a passo do fechamento mensal

1. Feche o período: defina a data de corte e não altere atendimentos depois dela sem registro.
2. Levante a produção: todos os atendimentos de cada médico no período, por unidade.
3. Aplique as regras: percentual ou valor fixo de cada procedimento.
4. Separe o que precisa de conferência: atendimentos sem regra cadastrada, cortesias e retornos.
5. Confira os casos estranhos: repasse maior que o valor faturado, por exemplo.
6. Gere o extrato e envie ao médico antes do pagamento.
7. Pague e registre no financeiro.

Os alertas que evitam prejuízo

Antes de pagar, olhe com atenção alguns sinais:

• Repasse maior que o faturado: a clínica está pagando mais do que recebeu naquele item.
• Atendimento sem regra: procedimento novo ou médico novo sem regra cadastrada.
• Cortesia com repasse: confira se isso foi combinado.
• Quanto fica para a clínica: acompanhe o percentual que sobra por unidade, mês a mês.

Esses alertas não servem para cortar o médico, e sim para corrigir o cadastro e evitar surpresa dos dois lados.

Defina quem resolve cada tipo de alerta. Atendimento sem regra costuma ser assunto do cadastro. Repasse maior que o faturado pode ser erro de preço ou de convênio. Cortesia com repasse precisa da confirmação de quem autorizou a cortesia. Com responsáveis claros, o fechamento não trava esperando uma pessoa só.

Um extrato que o médico entende

O médico confia no repasse quando consegue conferir. Um bom extrato traz:

• Período e unidade.
• Cada atendimento com data, número do atendimento, procedimento e convênio.
• O valor do repasse de cada linha e o total.
• A marca da clínica e um texto simples explicando a regra.

Mande o extrato antes do pagamento e dê um prazo para o médico apontar diferenças. Assim a dúvida é resolvida antes, e não depois que o dinheiro caiu.

Como evitar conflito com os médicos

1. Transparência: o médico deve ter acesso fácil aos extratos que já recebeu.
2. Um canal só para dúvidas: uma pessoa responsável pelo repasse.
3. Correção registrada: se houve erro, corrija no mês seguinte com a linha explicada.
4. Revisão das regras: quando muda a tabela ou o convênio, avise o médico antes.
5. Compare mês a mês: uma queda brusca no repasse merece explicação antes da reclamação.

Repasse claro é parte da retenção de médicos. O bom profissional fica onde é tratado com previsibilidade.

Erros comuns no repasse e como evitar

Os mesmos erros aparecem em muitas clínicas. Vale conferir se algum deles acontece na sua:

• Regra desatualizada: o convênio mudou a tabela e a regra de repasse continuou a antiga.
• Procedimento novo sem regra: o médico começou a fazer um exame novo e ninguém cadastrou o repasse dele.
• Atendimento cancelado que entrou no cálculo, ou atendimento feito que ficou de fora.
• Unidade trocada: o médico atende em duas unidades e a produção foi somada na errada.
• Planilha manual: fórmula quebrada, linha copiada duas vezes ou filtro esquecido.
• Extrato sem detalhe: só o total, sem as linhas que permitem conferir.

Para reduzir esses erros, tire o cálculo da planilha e deixe o sistema aplicar as regras a partir dos atendimentos registrados. A conferência humana continua importante, mas passa a olhar só as exceções.

Também ajuda separar o repasse dos médicos dos repasses a parceiros, como aluguel de sala ou comissão de unidade parceira. Misturar tudo no mesmo cálculo dificulta a conferência e a explicação.

Por fim, acompanhe o percentual que fica para a clínica em cada unidade ao longo dos meses. Se esse percentual cai sem motivo claro, pode haver regra errada, desconto alto ou mudança de convênio que merece atenção.

Dúvidas frequentes